「会議の効率化とコミュニケーションの円滑化」でハイブリッド会議を改善し、社員一人一人の柔軟性と自立性・主体性を育てる風土改革に取り組む

BIPROGY株式会社について

BIPROGY株式会社は、日本初の商用コンピューターによって今日の情報社会を拓く先駆けとなりました。以来60年以上にわたりシステムインテグレーターとして顧客課題を解決し、社会や産業を支えるシステムを構築してきました。現在は、クラウドやアウトソーシングなどのサービスビジネス、コンピュータシステムやネットワークシステムの販売・賃貸、ソフトウェアの開発・販売や各種システムサービスなどの事業を手掛けています。2018年からは、働き方改革や制度改革をはじめとする風土改革を推進し、社員の自立性を高めることで、社会を豊かにする新しい価値と持続可能な社会の創出に取り組んでいます。

時代の変化に伴い柔軟性と自律性・主体性を促すための組織風土改革

システムインテグレーターとして成長してきた同社には、お客様と約束したQCD（クオリティ、コスト、デリバリー）を確実に守ろうとする文化があり、そのために綿密な計画を立てて、その計画から外れないようにしっかり管理するというやり方が根付いています。しかし、社会が激動する現代において、既存のやり方を続けていくだけでは、企業の在り方として不十分だと感じ、2018年から、組織風土改革に取り組んでいます。不確実性が高い現代においては、変化への柔軟な対応やフレキシブルな行動が必要と考え、確実に結果に繋がるかわからない状況でもチャレンジするような自律的かつ主体的な行動が、社内のあちらこちらで見られるようになることを目指した改革です。

組織風土改革の一つとしての働き方改革とハイブリッド会議の増加

同社の組織風土改革の一つとして働き方改革があり、以前は画一的だった働き方が、この制度整備により大きく変化しています。社員が働く場所や時間を自律的かつ主体的に選択できるように、柔軟に幅広く選択肢を持たせることに主眼を置いたため、テレワークが日常的に実施されるようになったのは、コロナ禍以前のことです。
 
2023年の5月に新型コロナウイルス感染症が5類に移行した後も、「働く場所を主体的に選びましょう」というメッセージを社員に発信して、週何日と出社日を強制することや、テレワークの日数の上限などを設けず、自由に選択できる働き方を続けています。コロナ禍後の現在も出社率は3割程度にとどまっており、同社の働き方としてテレワークが定着していることが伺えます。オフィスへの出社がメインの社員とテレワークがメインの社員が混在するため、オフィスの会議室からと、自宅やワークスペースからの参加者が集う「ハイブリッド会議」も増加しています。

働き方改革を進める中で生まれてきた課題

こうした新しい働き方を推進するなかでは、課題も生じています。「オフィスに出社する社員の多くはハイブリッド会議で顔出しをしていますが、テレワークで会議に参加する社員には、顔出しをしない人が少なくなく、顔出しをする社員とそうでない社員との温度差のようなものが生まれています。リモートでの会議や面談で顔を出さないと表情が確認できず、相手が何を考えているかもわかりません。これを多くの組織長が課題と考えており、顔出ししましょうというメッセージの発信を続けている状況です。この温度差も含め、対面とテレワークでのコミュニケーションの円滑化が、大きな課題と感じています」と、人的資本マネジメント部組織開発室の中島様は話します。また、「ハイブリッド会議の効率化」も課題だと話しており、準備時間の短縮や円滑な進行などが必要とされています。

会議の時間短縮に貢献し、会社側の参加者の様子がよくわかるNeatデバイス

情報システムサービス部企画室企画課の井上課長は話します。「コロナ禍以前から使用していたリモート会議用のデバイスには、音声の聞き取りにくさといった課題がありました。デバイスの性能の改善を模索しているなかで、Neat製品に出会いました。マイクやカメラのデモンストレーションも参考にして検討し、Zoom RoomsとTeams Rooms両方を利用した社内での試行導入が決定しました。」

現在、Neat Bar3台とNeat Bar Pro17台、Neat Flame3台を使用しており、17台のNeat Bar Proは、お客様用会議室や役員室、社内の共有会議室のほか、支社とサテライトオフィスに設置されています。
 
「Neatデバイスの導入により会議室にカメラやマイクを持ち運び、設置して調整するなどの準備がいらなくなくなりました。」人的資本マネジメント部 組織開発室の芹生様は話します。ワンタッチで開始できるようになったことから、会議の事前準備が圧倒的に楽になったといい、ハイブリッド会議の時間短縮につながっています。さらに、「音質が非常によく、カメラが人物を認識して分割表示される機能が画期的で、家からリモートで参加した時に会社側の参加者の顔が見渡せて、様子がよくわかる」という点を、一番大きなポイントとしてあげています。
 
また、Neat Frameという小型の持ち運びできるデバイスを社内で貸出し、オープンスペースで使用しており、集音範囲を特定できる機能とノイズをカットする機能を活かして周りの雑音が入らないようにして利用しています。

情報管理者の負荷を大幅に軽減するNeat Pulse

会議システムの管理を担当している情報システムサービス部企画室の寺迫様は、「始動が簡単なので、使い方に関する問い合わせも少ないですね。クイックガイドを見なくても、使ってみればわかるという方が多いです」と、導入後の手離れの良さについて話しました。

また、寺迫様は、Neat Pulseを利用して自宅から同社が使用するすべてのNeatデバイスを一元管理しており、「問い合わせを受けた時に問題が起きたセットへの対応が、リモートでできるようになりました。再起動が必要な場合は、リモートで再起動して状態を確認することができます。以前であれば、問題が起きると出社しなければいけなかったのですが、現地に足を運ばずに全てテレワークで対応できるところが画期的ですし、導入して本当によかったです」とNeat Pulse導入の利点について話しています。

Neatデバイス導入でハイブリッド会議のコミュニケーションの円滑化に期待

同社の今後の展開としては、マイクやカメラの性能がよく、対面での会議と遜色ないと感じる「Neatデバイスを使ったハイブリッド会議」が社内で標準化すれば、準備時間の短縮による「会議の効率化」と、リモートでのコミュニケーションにリアル感が増すことによる「コミュニケーションの円滑化」が図られることが期待されます。

また、カメラのAIが会議室にいる参加者を認知し、参加者が座っていても、立っていても、動き回っていても、一人ひとりズームアップをするなど、均等のサイズで遠隔地側に映し出すことができるNeat Symmetry機能により会議中のアイスブレイクがしやすくなることで、会議への積極的な参加を促進するのではないかという期待もあります。
 
この他にも、これまでは出社しているにも関わらず、それぞれのデスクやオープンスペースでPCから参加していた会議が、Neatデバイスを設置した会議室に集まって行われるようになるのではないかと考えられています。これが実現すれば、1人での会議室の占有や、オープンスペースで会議に参加する人の声の煩さといった問題も解決できるのではないかと期待されています。

コミュニケーションの円滑化による社員エンゲージメント向上を

オンライン会議の管理を行う情報システムサービス部では現在、導入したNeatデバイスの結果を踏まえて追加導入を検討する試行拡大を実施しています。

同社で行っている社内調査によると、オフィスに出社する日数やテレワークの日数によってエンゲージメントに差が生じているのだといいます。まったくテレワークができない社員はエンゲージメントが低く、週4あるいは週3でオフィスに出社している社員のエンゲージメントが高いという結果が出ています。

この差がもたらされている要因を限定することは難しいですが、Neatデバイスによりハイブリッド会議等でのコミュニケーションが円滑になれば、改善へつながるかもしれないと、期待が寄せられています。