ハイブリッド会議とは？やり方、メリット・デメリット、推奨機材を紹介
最近よく聞く「ハイブリッド会議」とは一体どのような会議なのでしょうか？その定義を踏まえた上で、やり方やメリットデメリット、推奨機材などについて掘り下げてみたいと思います。
ハイブリッド会議とは？
ハイブリッド会議は、対面会議とオンライン会議（web会議）を組み合わせた形態を指します。つまり、一部の参加者が会議室に集まり、他の参加者はリモートからオンラインで参加するというスタイルです。
コロナ禍を経て自宅から参加するオンライン会議は完全に定着しました。一方で、コロナが落ち着くとともに出社率も大分回復しましたが、出社も在宅もどちらも選べる「ハイブリッドワーク」が当たり前になってきました。そのような状況でハイブリッド会議の機会が増えています。
それでは、ハイブリッド会議を構成する要素であるweb会議と対面会議を比較してみましょう。
web会議と対面会議のメリットデメリット
それぞれの会議形態には、それぞれメリットとデメリットがあります。
対面会議のメリット
直接対面することで、うなずきやジェスチャーなど非言語のコミュニケーションを含めた意思疎通が可能です。
近くに居る人と会議とは並行して意見交換することも可能です。
対面会議のデメリット
会議を行う場所の確保が必要です。
会議室への移動時間がかかります。
会議に参加する全員が会議室内にいる必要があります。
資料共有に手間が掛かります。
web会議のメリット
会議を開始するのに会議室の確保が不要です。
オンライン環境であればどこからでも場所の制約なく会議に参加できます。
資料共有が誰からでも簡単に行えます。
会議室への移動が不要で交通費もかかりません。
議事録や要約などの会議に必要な機能の自動化が進んでいます。
Web会議のデメリット
オンライン接続や設定に手間がかかります。
会議室で複数の人が参加しようとすると共通のカメラやマイクが必要です。
誰が話しているのか、聞いている人の反応はどうかがわかりにくいです。
発言しづらく、ディスカッションなど双方向のコミュニケーションに適していません。
ハイブリッド会議の効果的なやり方
これまで述べてきた、対面会議とWeb会議のメリットを両方享受できるのが効果の高いハイブリッド会議です。
ハイブリッド会議の成功がもたらすもの
ハイブリッド会議は、対面会議とオンライン会議を組み合わせた形態であり、その成功は、柔軟な働き方や物理的な距離を超えた協働を可能にするなど、新たな可能性をもたらします。しかし、その成功にはいくつかの課題が存在し、それらを解決するための取り組みが必要です。
ハイブリッド会議の課題
ハイブリッド会議のコミュニケーション面の課題
ハイブリッド会議における主な課題の一つは、オンライン参加者と対面参加者とのコミュニケーションの不均衡です。
オンライン参加者の会議への受け身な参加姿勢
オンライン参加者は、会議室の様子がわからないため、対面参加者と比べて発言がしづらく会議に参加しにくいと感じることがあります。このため、オンライン参加者が会議に積極的に参加できるような環境を整える必要があります。
オフィスの会議室側に忘れられがちなオンライン参加者
また、オフィスの会議室側の参加者は、その場にいないオンラインの参加者の存在を忘れがちです。オフィス側にオンライン参加者の存在感を出す環境を整える必要があります。
ハイブリッド会議の機材（カメラ、マイクなど）の課題
接続準備
ハイブリッド会議のもう一つの課題は、インフラ面の問題です。特に、接続準備に関する問題が挙げられます。「時間通りに会議が始まらない」問題の最大の理由が接続問題です。ハイブリッド会議では、会議室側のマイク、スピーカー、カメラとディスプレイをZoomやTeamsなどの会議アプリケーションに接続して使用しなくてはなりません。
映像面の課題
映像の情報量も重要な課題です。誰かのPCのカメラではせいぜい一人か二人の顔しか見えません。一方で、USBなどで接続する広角なカメラでは数メートル離れると表情が分からないくらい顔が小さく写ってしまいます。この結果、誰が話しているのかわからない、こちらが話しても相手の反応がわからない、という問題が発生しています。
音声面の課題
映像以上に重要なのが音声です。オンライン会議ではオンライン参加者と会議室側の参加者が同時に発話すると音が途切れてしまう問題が発生します。また、誰かのPCのマイクやUSBマイクを使おうとすると場所によって声が遠くなってしまったり、周囲の雑音を拾ってしまい、ストレスフルな会議になってしまいます。
ハイブリッド会議の推奨機材
ハイブリッド会議の環境で、これまで起きていた課題を解消し、まるで同じ空間にいるような体感を簡単に提供するのがNeatのソリューションです。
特長その１．
簡単接続。Zoom Rooms・Microsoft Teams Roomsデバイスとして、ミーティングをセットし、コントローラーをワンタップすれば会議が始まります。
特長その２．
AIで会議室にいる参加者一人ひとりを認識してズームアップ。相手の表情やしぐさがその場にいるようによくわかります。
特長その3．
クリアなオーディオ。会議室にいる位置を把握し、最適な音量でリモート側に伝えるため、会議室のどこにいてもクリアな声で聞こえます。同時発話時の音声消滅問題を解消し、自然なディスカッションが可能です。
詳しくはこちらをご覧ください。
ハイブリッド会議の成功事例
ハイブリッド会議の成功のため、これらの課題を全部まとめて簡単に解決するのがNeatデバイスです。Neatデバイスの導入により、ハイブリッド会議は誰がどこから参加しても、まるで相手と一緒にいるような、一段上の効果的なコラボレーションの場となるでしょう。
SOMPOシステムズ株式会社様 Neat導入事例
ハイブリッド会議の接続時間を短縮し、コミュニケーションを円滑にすることでアイデア出しなどのアウトプットの質的向上につなげています。
みずほキャピタル株式会社様 Neat導入事例
臨場感のあるハイブリッド会議で、リモート参加者の参加意識が高まった他、外部との会議でお客様から好評を得るなど、お客様とのコミュニケーションの潤滑剤にもなっています。
