ハイブリッド会議のやり方は？メリットデメリット、推奨機材を紹介
ハイブリッド会議のやり方は？メリット デメリット、推奨機材を紹介
最近よく聞く「ハイブリッド会議」とは一体どのような会議なのでしょうか？その定義を踏まえた上で、やり方やメリットデメリット、推奨機材などについて掘り下げてみたいと思います。
ハイブリッド会議とは？
ハイブリッド会議は、対面会議とオンライン会議（web会議）を組み合わせた形態を指します。つまり、一部の参加者が会議室に集まり、他の参加者はリモートからオンラインで参加するというスタイルです。
コロナ禍を経て自宅から参加するオンライン会議は完全に定着しました。一方で、コロナが落ち着くとともに出社率も大分回復しましたが、出社も在宅もどちらも選べる「ハイブリッドワーク」が当たり前になってきました。そのような状況でハイブリッド会議の機会が増えています。
web会議と対面会議の比較
それでは、ハイブリッド会議を構成する要素であるweb会議と対面会議を比較してみましょう。
web会議と対面会議のメリットデメリット
それぞれの会議形態には、それぞれメリットとデメリットがあります。
対面会議のメリットは、直接対面することでコミュニケーションがリアルであり、相手の表情や仕草から情報を得ることができます。一方で、移動時間や会議室の確保などの手間がかかります。
一方、web会議のメリットは、場所の制約なく参加でき、交通費などのコストや移動にかかる時間の節約が可能です。しかし、その場にいないため、参加者の雰囲気や表情をつかみにくかったり、接続などで技術的な問題が発生するリスクがあります。
ハイブリッド会議の成功がもたらすもの
ハイブリッド会議は、対面会議とオンライン会議を組み合わせた形態であり、その成功は、柔軟な働き方や物理的な距離を超えた協働を可能にするなど、新たな可能性をもたらします。しかし、その成功にはいくつかの課題が存在し、それらを解決するための取り組みが必要です。
ハイブリッド会議の課題
ハイブリッド会議のコミュニケーション面の課題
ハイブリッド会議における主な課題の一つは、オンライン参加者と対面参加者とのコミュニケーションの不均衡です。
オンライン参加者の会議への受け身な参加姿勢
オンライン参加者は、会議室の様子がわからないため、対面参加者と比べて発言がしづらく会議に参加しにくいと感じることがあります。このため、オンライン参加者が会議に積極的に参加できるような環境を整える必要があります。
オフィスの会議室側に忘れられがちなオンライン参加者
また、オフィスの会議室側の参加者は、その場にいないオンラインの参加者の存在を忘れがちです。オフィス側にオンライン参加者の存在感を出す環境を整える必要があります。
ハイブリッド会議の機材（カメラ、マイクなど）の課題
接続準備
ハイブリッド会議のもう一つの課題は、インフラ面の問題です。特に、接続準備に関する問題が挙げられます。「時間通りに会議が始まらない」問題の最大の理由が接続問題です。ハイブリッド会議では、会議室側のマイク、スピーカー、カメラとディスプレイをZoomやTeamsなどの会議アプリケーションに接続して使用しなくてはなりません。
映像
映像の情報量も重要な課題です。誰かのPCのカメラではせいぜい一人か二人の顔しか見えません。広角なUSBのカメラでは数メートル離れると表情が分からないくらい顔が小さく写ってしまいます。この結果、誰が話しているのかわからない、こちらが話しても相手の反応がわからない、という問題が発生しています。
音声
映像以上に重要なのが音声です。オンライン会議ではオンライン参加者と会議室側の参加者が同時に発話すると音が途切れてしまう問題が発生します。また、誰かのPCのマイクやUSBマイクを使おうとすると場所によって声が遠くなってしまったり、周囲の雑音を拾ってしまい、ストレスフルな会議になってしまいます。
ハイブリッド会議の推奨機材
ハイブリッド会議の環境で、これまで起きていた課題を解消し、まるで同じ空間にいるような体感を簡単に提供するのがNeatのソリューションです。
特長その１．
簡単接続。Zoom Rooms・Microsoft Teams Roomsデバイスとして、ミーティングをセットし、コントローラーをワンタップすれば会議が始まります。
特長その２．
AIで会議室にいる参加者一人ひとりを認識してズームアップ。相手の表情やしぐさがその場にいるようによくわかります。
特長その3．
クリアなオーディオ。会議室にいる位置を把握し、最適な音量でリモート側に伝えるため、会議室のどこにいてもクリアな声で聞こえます。同時発話時の音声消滅問題を解消し、自然なディスカッションが可能です。
詳しくはこちらをご覧ください。
ハイブリッド会議の成功事例
ハイブリッド会議の成功のため、これらの課題を全部まとめて簡単に解決するのがNeatデバイスです。Neatデバイスの導入により、ハイブリッド会議は誰がどこから参加しても、まるで相手と一緒にいるような、一段上の効果的なコラボレーションの場となるでしょう。
SOMPOシステムズ株式会社様 Neat導入事例
ハイブリッド会議の接続時間を短縮し、コミュニケーションを円滑にすることでアイデア出しなどのアウトプットの質的向上につなげています。
みずほキャピタル株式会社様 Neat導入事例
臨場感のあるハイブリッド会議で、リモート参加者の参加意識が高まった他、外部との会議でお客様から好評を得るなど、お客様とのコミュニケーションの潤滑剤にもなっています。
